Бухгалтерський облік ФОП 3 групи

Первинні документи та ведення обліку ФОП 3 групи

Правильне ведення первинної документації для ФОП 3 групи є складнішим серед спрощених систем через детальний облік доходів та можливий облік ПДВ. Кожна операція потребує документального підтвердження зі зберіганням мінімум 1095 днів.

Книга обліку доходів і витрат — особливості для ФОП 3 групи

ФОП 3 групи БЕЗ ПДВ (спрощений облік):

З 2021 року ФОП 3 групи без ПДВ мають право НЕ вести Книгу обліку взагалі. Достатньо зберігати банківські виписки, фіскальні чеки, договори, акти що підтверджують доходи. Дані подаються через Електронний кабінет у квартальній декларації.

Багато ФОП добровільно ведуть Книгу для систематизації та контролю. Форма довільна: Excel, спеціалізована програма, паперовий журнал. Структура запису: номер, дата доходу, зміст операції, сума, документ-підстава, спосіб оплати.

ФОП 3 групи — ПЛАТНИКИ ПДВ (детальний облік обов’язковий):

Платники ПДВ ЗОБОВ’ЯЗАНІ вести офіційну Книгу обліку за встановленою формою з детальним записом кожної операції. Ведення через спеціалізовані програми М.Е.Doc, 1С з модулем ПДВ, Медок-Бухгалтер що автоматично формують податкові накладні.

Додаткові вимоги: номер та дата податкової накладної, сума без ПДВ, сума ПДВ 20%, загальна сума з ПДВ, код УКТЗЕД для товарів, інформація про контрагента, номер накладної від постачальника для податкового кредиту.

Правила ведення обліку для ФОП 3 групи:

Для неплатників ПДВ: записи щодня або щотижня хронологічно, обов’язкові посилання на фіскальний чек або виписку, виправлення тільки окремим записом з поясненням. Підсумок кожного кварталу для розрахунку єдиного податку 5%.

Для платників ПДВ: детальний запис кожної операції окремо, щомісячні підсумки для декларації з ПДВ до 20 числа, щоквартальні підсумки для єдиного податку 3%. Книга роздруковується наприкінці року, нумерується, прошнуровується.

Критично важливо — облік витрат:

Для неплатників ПДВ: витрати НЕ зменшують податок (платите 5% від усього доходу), але облік рекомендований для управлінського аналізу рентабельності, підтвердження законності товарів при торгівлі, обґрунтування переходу на загальну систему якщо витрати 60-70% доходу.

Для платників ПДВ: облік витрат ОБОВ’ЯЗКОВИЙ, кожна витрата з податковою накладною дає податковий кредит 20%. Без накладної від постачальника податковий кредит неможливий і переплачуєте ПДВ.

Обов’язкове РРО/ПРРО та касова дисципліна для ФОП 3 групи

Коли РРО/ПРРО обов’язковий:

Прийом готівки від клієнтів — завжди потрібен РРО або ПРРО. Прийом карток через POS-термінали або еквайринг — ПРРО обов’язковий навіть якщо гроші на рахунок. Платіжні системи LiqPay, Portmone, WayForPay — ПРРО обов’язковий, податкова кваліфікує як розрахункову операцію.

Штрафи за незастосування або неправильне використання РРО/ПРРО:

Незастосування РРО при готівкових або карткових розрахунках — штраф 100% суми операції перше порушення, 150% наступні протягом року. Неподання Z-звітів до податкової — штраф 510-1,020 за кожен звіт. Систематичні порушення (3 плюс протягом року) — блокування реєстрації РРО та можлива втрата спрощеної системи.

Коли РРО/ПРРО НЕ потрібен (критичний виняток):

Всі розрахунки виключно прямим банківським переказом з рахунку клієнта на ваш IBAN без платіжних карток, систем, терміналів. Первинні документи — банківські виписки з обов’язковим призначенням платежу.

Реєстрація та налаштування РРО/ПРРО для ФОП 3 групи:

Вибір типу: фізичний РРО для стаціонарної торгівлі, мобільний ПРРО для виїзної роботи, віртуальний ПРРО для інтернет-магазинів. Реєстрація в податковій через Електронний кабінет, налаштування фіскального модуля, інтеграція з програмами обліку, автоматична відправка Z-звітів.

Щоденні Z-звіти та касова дисципліна:

Наприкінці робочого дня формується Z-звіт — підсумок всіх операцій за день. Автоматична відправка до фіскального сервера податкової. Несвоєчасна відправка (пізніше 23:59) — штраф. Щоденна звірка Z-звіту з фактичною готівкою, банківськими надходженнями через еквайринг, записами в Книзі обліку.

Первинні документи для підтвердження доходів ФОП 3 групи

Фіскальні чеки з РРО/ПРРО:

Обов’язкові при готівкових та карткових розрахунках. Зміст: назва ФОП, ІПН, дата та час, найменування товару або послуги, сума платежу, фіскальний номер, QR-код. Для платників ПДВ додатково сума ПДВ окремим рядком. Штрафи за відсутність: 100% першеьпорушення, 150% наступні.

Договори з контрагентами:

Рекомендовані при роботі з юрособами, ФОП, нерезидентами. Зміст: реквізити обох сторін, предмет договору, ціна та порядок розрахунків, терміни виконання, відповідальність сторін. Бухгалтер контролює відповідність фактичних платежів умовам договору.

Акти виконаних робіт або надання послуг:

Оформлюються після завершення роботи, підписуються обома сторонами. Зміст: посилання на договір, опис робіт, обсяг, вартість, загальна сума, обов’язкове посилання на номер фіскального чека або платіжного доручення. Для платників ПДВ до акту додається податкова накладна.

Податкові накладні (для платників ПДВ — обов’язково):

Оформлення в електронній формі через ЄРПН протягом 15 днів після операції. Зміст: реквізити постачальника та покупця, дата складання, опис товарів або послуг з кодами УКТЗЕД, кількість та ціна без ПДВ, сума ПДВ 20%, загальна сума. Штрафи за неподання: 510-1,020 за кожну накладну.

Рахунки-фактури та рахунки на оплату:

Виставляються клієнту до оплати. Зміст: реквізити ФОП, дата та термін дії, опис товарів або послуг, кількість та ціна, загальна сума, призначення платежу. Після оплати додається акт, податкова накладна для ПДВ, копія чека або платіжки.

Видаткові накладні (при торгівлі товарами):

Використовуються при продажу оптом або юрособам. Зміст: реквізити постачальника та покупця, дата, опис товарів з артикулами, кількість, ціна без ПДВ, сума ПДВ окремо для платників, підписи. При продажу населенню достатньо чека.

Прибуткові накладні (при закупівлі товарів):

Для неплатників ПДВ: зберігаються для підтвердження законності товарів, управлінського обліку, підготовки до переходу на іншу систему. Для платників ПДВ: КРИТИЧНО ВАЖЛИВІ з податковими накладними від постачальників що дають податковий кредит. Без накладної від постачальника податковий кредит неможливий.

Облік та контроль при роботі з ПДВ (для платників)

Важливе уточнення про податкове навантаження платників ПДВ:

Ставка єдиного знижується з 5% до 3%, але додається ПДВ 20% для клієнтів — повна ціна збільшується на 20%. Послуга коштувала 10,000 без ПДВ, стане 12,000 з ПДВ. Однак податковий кредит від постачальників знижує реальне навантаження: ПДВ до сплати дорівнює ПДВ отриманий від клієнтів мінус ПДВ сплачений постачальникам.

Реєстрація вигідна коли: клієнти — юрособи або ФОП платники ПДВ що потребують податковий кредит, витрати на закупівлі 40-60% і більше, планується масштабування з корпоративними клієнтами. Невигідна коли: клієнти — населення що не готове платити плюс 20%, витрати мінімальні або постачальники не платники ПДВ.

Реєстрація платником ПДВ:

Через Електронний кабінет податкової подання заяви та документів. Після реєстрації (10 робочих днів) отримуєте ПДВ-номер та доступ до ЄРПН. З моменту реєстрації всі операції з податковими накладними, ставка єдиного автоматично 3% замість 5%.

Податкові накладні — видаткові та прибуткові:

Видаткові виписуються на кожний продаж протягом 15 днів після операції або отримання передоплати. Прибуткові отримуються від постачальників при закупівлях — дають податковий кредит. Бухгалтер контролює своєчасність реєстрації, звіряє суми зобов’язань та кредиту, розраховує ПДВ до сплати або відшкодування.

Щомісячна декларація з ПДВ:

Подається до 20 числа наступного місяця. Зміст: податкові зобов’язання (ПДВ від продажів клієнтам), податковий кредит (ПДВ від закупівель), різниця до сплати або відшкодування. Якщо зобов’язання більші за кредит — різницю платити протягом 10 днів. Якщо кредит більший — відшкодування або перенос на наступні періоди.

Реєстр виданих та отриманих накладних:

Окремі реєстри виданих (продажі) та отриманих (закупівлі) з датами, сумами, контрагентами. Щомісяця звірка з ЄРПН через М.Е.Doc або Електронний кабінет. Розбіжності виправляються до подання декларації через розрахунки коригування.

Контроль контрагентів при роботі з юридичними особами

Перевірка статусу контрагента:

Перед укладенням договору перевірка через Єдиний державний реєстр ЮО та ФОП (факт реєстрації, чи діюча), Реєстр платників ПДВ (якщо ви платник та потребуєте податковий кредит), Реєстр платників єдиного податку. Зберігайте скріншоти з датою як доказ перевірки при можливих питаннях податкової.

Заборона бартеру та взаємозаліків:

ФОП 3 групи має право отримувати оплату ВИКЛЮЧНО у грошовій формі — готівкою або безготівково. Категорично заборонено: бартерні операції (обмін товару на товар, послуги на послуги), взаємозалік заборгованостей, розрахунки векселями. Порушення — негайна втрата статусу єдинника та перехід на загальну систему.

Робота з нерезидентами:

Дозволена робота з іноземними компаніями та особами. Розрахунки виключно у грошовій формі, валюта конвертується за курсом НБУ на дату надходження. Доходи від нерезидентів включаються в загальний дохід. Обов’язково: міжнародні договори, SWIFT-повідомлення, підтвердження переказів, довідки про курс НБУ. Обов’язковий продаж 25% валюти протягом 5 днів, терміни розрахунків максимум 180 днів.

Облік найманих працівників (необмежена кількість)

Трудові договори, накази та кадрова документація:

Кожен працівник оформлюється трудовим договором з реєстрацією в ДПС протягом 1 дня ДО початку роботи. Штраф за незареєстрованого: 240-400К на 2025 рік. Ведуться накази про прийом, переведення, звільнення, надання відпусток. Книга обліку трудових або електронні трудові в системі Пенсійного фонду.

Табелі обліку робочого часу та розрахунок зарплати:

Щомісяця табель з відміткою днів, годин, лікарняних, відпусток. Нарахування: оклад плюс премії мінус ПДФО 18% мінус військовий 5%. Окремо ЄСВ 22% — сплачує ФОП з власних коштів. Приклад: оклад 10К, працівник отримує 7,700 чистими, реальна вартість для ФОП 12,200.

Звітність по працівниках:

Щомісяця форма Д4 з ЄСВ за кожного працівника. Щокварталу форма 1ДФ з виплатами, ПДФО, військовим за квартал. Річна 1ДФ до 1 травня з підсумками за рік. Штрафи за несвоєчасну подачу: 510-1,020 за форму за працівника (при 10 працівниках 5,100-10,200).

Банківські операції та виписки

Банківські виписки як первинні документи:

Виписка — офіційне підтвердження безготівкових надходжень та платежів. Щомісяця завантаження з клієнт-банку та звірка з Книгою обліку, касовими звітами, податковими накладними для ПДВ. Кожен платіж має чітке призначення що відповідає договору та дозволяє ідентифікувати операцію.

Валютні рахунки та операції:

ФОП 3 групи може відкривати валютні рахунки для нерезидентів. Всі валютні надходження конвертуються за курсом НБУ на дату зарахування. У Книзі обліку записується сума в гривнях з відміткою про валюту, курс НБУ, сума в іноземній валюті. Обов’язковий продаж 25% валюти протягом 5 днів, дотримання термінів розрахунків 180 днів.

Комісії банку та інші витрати:

Для неплатників ПДВ: всі витрати фіксуються в управлінському обліку хоча не зменшують податок. Критично для розуміння реальної рентабельності, прийняття рішення про перехід на загальну систему якщо витрати 60-70% доходу.

Для платників ПДВ: облік витрат ОБОВ’ЯЗКОВИЙ, кожна витрата з податковою накладною дає податковий кредит 20%. Витрати без накладних призводять до переплати ПДВ.

Інвентаризація та облік активів

Що підлягає інвентаризації:

Товарні запаси — повна інвентаризація всіх товарів на складі, в торговому залі, у виробництві. Основні засоби — обладнання, меблі, техніка, транспорт, РРО. Готівка в касі — обов’язкова щомісячна перевірка. Розрахунки з дебіторами та кредиторами — звірка заборгованостей з актами звірки.

Врегулювання розбіжностей:

Нестачі через крадіжку, природний убуток, пошкодження, помилки в обліку. Відповідальність несе матеріально відповідальна особа з договором про повну матеріальну відповідальність. Утримання до 50% з зарплати за місяць або через суд. Надлишки приходуються за ринковою вартістю та включаються в дохід кварталу виявлення.

Зберігання документів — 1095 днів обов’язково

Організація архіву для ФОП 3 групи:

Структура по кварталах: 2025 рік → I квартал → Доходи (договори, акти, чеки, Z-звіти, виписки, накладні для ПДВ) плюс Витрати (для ПДВ або управлінського обліку). Окремо: діючі договори, трудові документи, квартальні декларації єдиного, щомісячні декларації ПДВ для платників, довідки про контрагентів.

Електронні документи та багаторівневе резервування:

Чотири незалежні носії: робочий комп’ютер (щоденна робота), хмара з автосинхронізацією (щодня), зовнішній диск (щотижня), додатковий комп’ютер (щомісяця). Z-звіти на фіскальному сервері податкової автоматично, але зберігайте локальні копії. Податкові накладні в ЄРПН автоматично, але завантажуйте щомісяця XML та PDF.

Контроль термінів зберігання та процедура знищення документів:

Мінімум 1095 днів (3 роки) після звітного року. Документи за 2021 знищуються після квітня 2028. Процедура: акт про знищення з комісією 2-3 особи, затвердження керівником, подрібнення в шредері або спалення. Рекомендовано зберігати довше 5-7 років: податкові накладні, договори з ключовими контрагентами, валютні операції, довідки про ПДВ-статус контрагентів.