...

Бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування

Бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування: ведення доходів і витрат, формування звітності, оптимізація податків та юридичний супровід. Надійні послуги для підприємців 1-4 груп.

Вибір системи оподаткування визначає розмір податків, складність звітності та можливості розвитку бізнесу. Професійне ведення обліку допомагає мінімізувати витрати та уникати штрафів.

Ключові переваги правильного вибору:

✓ Економія до 50% податків при оптимальній системі
✓ Мінімізація адміністративних витрат на облік
✓ Захист від донарахувань при перевірках
✓ Можливість легального масштабування бізнесу

Бухгалтерський облік ФОП включає систематичну реєстрацію доходів, контроль податкових зобов’язань та своєчасну звітність відповідно до обраної групи оподаткування.

Загальні положення бухгалтерського обліку ФОП

Бухгалтерський облік ФОП — це законодавчо регламентована система фіксації фінансових операцій для підготовки податкової звітності та контролю бізнес-показників.

Ключові відмінності від юридичних осіб:

ФОП на спрощеній системі (1-3 групи):

  • Не потрібен подвійний бухоблік за журнально-ордерною системою
  • Не складається баланс та звіт про фінрезультати
  • Відсутня вимога мати штатного бухгалтера
  • Спрощені вимоги до первинної документації

ФОП на загальній системі:

  • Детальний облік доходів і витрат
  • Документальне підтвердження кожної операції
  • Щомісячна податкова звітність
  • Можливість зменшення податкової бази на витрати

Обсяг облікових вимог залежно від групи:

1-2 група (мінімальний облік):

  • Фіксація факту діяльності без детального обліку
  • Податок фіксований, не залежить від обороту
  • Первинні документи зберігаються 3 роки
  • Річна декларація подається один раз

3 група (простий облік):

  • Обов'язкова Книга обліку доходів
  • Первинка на всі надходження від клієнтів
  • Квартальна звітність (4 рази/рік)
  • Податок 5% від валового доходу

Загальна система (складний облік):

  • Детальна Книга обліку доходів і витрат
  • Документи на кожну витрату обов'язкові
  • Щомісячні декларації (12 разів/рік)
  • Податок 19.5% від чистого прибутку

Базові принципи обліку:

🔹 Повнота — фіксація всіх операцій без винятків
🔹 Своєчасність — реєстрація в момент здійснення
🔹 Документованість — наявність підтверджуючих паперів
🔹 Збереження — архів документів мінімум 3 роки

Дотримання принципів захищає від:

  • Донарахувань податків при перевірках
  • Штрафів 25% + пеня 3%/місяць
  • Блокування рахунків податковою службою

Як обрати систему оподаткування — покрокова методика

Вибір групи оподаткування — найважливіше рішення, яке впливає на податки, облік та перспективи розвитку на роки вперед.

Визначте потребу в працівниках

❌ Без працівників (працюю сам):

  • 1 група — послуги населенню на дому, дохід до 140 тис./міс
  • 2 група — будь-яка діяльність, дохід до 220 тис./міс

✅ З працівниками:

  • 3 група — універсальна для більшості бізнесів
  • 4 група — виключно сільське господарство
  • Загальна система — виробництво з високими витратами
крок
0

Оцініть очікуваний оборот

### Крок 2: Оцініть очікуваний оборот
Дохід/місяць Рекомендована група Податок
До 140 тис. 1 група 1,320 грн/міс
140-220 тис. 2 група 1,200 грн/міс
220 тис. - 2 млн 3 група 5% від доходу
Понад 2 млн Загальна або 3 Залежить від витрат

💡 Важливо: При невеликому перевищенні ліміту краще відразу обрати вищу групу, ніж ризикувати автоматичним переходом посеред року.

крок
0

Проаналізуйте структуру витрат

Витрати менше 40% обороту:

  • ✅ 3 група оптимальна (податок 5%, простий облік)
  • Приклад: Дохід 1 млн, витрати 300 тис. → податок 50 тис.

Витрати 60-80% обороту:

  • ✅ Загальна система може бути вигіднішою
  • Приклад: Дохід 1 млн, витрати 700 тис., прибуток 300 тис. → податок 58.5 тис. (19.5%)
  • Економія через облік витрат компенсує складність

Витрати понад 80%:

  • ✅ Загальна система обов'язково вигідніша
  • Приклад: Торгівля з наценкою 15% — на 3 групі переплата втричі
крок
0

Врахуйте специфіку діяльності

🏠 Послуги населенню вдома:1 група (мінімальні податки 2,750 грн/міс, без РРО)

🛒 Торгівля або послуги без працівників:2 група (фіксований податок, РРО обов'язковий)

🏪 Магазин/кафе з персоналом:3 група (найбільш збалансована система)

🌾 Фермерське господарство:4 група (податки в 5-10 разів нижчі за інші групи)

🏗️ Виробництво/будівництво:Загальна система (економія при великих витратах на матеріали)

крок
0

ТОП-4 помилки при виборі системи

❌ Помилка 1: 3 група при витратах 80%+

Проблема: Податок 5% від доходу ігнорує витрати
Наслідок: Переплата у 2-3 рази порівняно із загальною системою
Приклад: Будівельна фірма — дохід 1.1 млн, витрати 900 тис.

  • На 3 групі: 55 тис. податку
  • На загальній: 39 тис. податку
  • Переплата: 16 тис./рік

❌ Помилка 2: 2 група з планами найму

Проблема: Доведеться переходити на 3 групу посеред року
Наслідок: Втрачений час на перереєстрацію, можливі штрафи
Рішення: Одразу обрати 3 групу при планах розвитку


❌ Помилка 3: Загальна система для малого бізнесу

Проблема: Складний облік без податкової економії
Наслідок: Переплата за бухгалтерські послуги
Приклад: Послуги з доходом 600 тис., витрати 180 тис.

  • Загальна система: 82 тис. податку + складний облік
  • 3 група: 30 тис. податку + простий облік
  • Економія: 52 тис./рік + простота

❌ Помилка 4: Ігнорування 4 групи для аграріїв

Проблема: Використання 3 групи замість спеціалізованої 4-ї
Наслідок: Переплата у 5-10 разів
Приклад: Фермер з доходом 3 млн

  • На 3 групі: 150 тис. податку
  • На 4 групі: 28.5 тис. податку
  • Переплата: 121.5 тис./рік

Системи оподаткування — детальний огляд

1 група — для послуг населенню

Податок: 1,320 грн/міс фіксовано + ЄСВ 1,760 грн/міс = 3,080 грн/міс

Ліміт доходу: 1,684 млн грн/рік (140 тис./міс середньо)

Дозволена діяльність:

  • Побутові послуги населенню на дому
  • Торгівля на ринках з торгових місць

Обмеження:

  • ❌ Заборонено наймати працівників
  • ❌ Робота тільки з населенням (фізособами-непідприємцями)
  • ❌ Обмежений перелік видів діяльності

Облік: Мінімальний — Книга обліку не обов'язкова, РРО не потрібен

Звітність: Раз на рік (до 60 днів після закінчення року)

Для кого: Перукарі, косметологи, репетитори, майстри на дому

2 група — універсальна для малого бізнесу

Податок: 1,200 грн/міс + ЄСВ 1,760 грн/міс = 2,960 грн/міс

Ліміт доходу: 5 млн грн/рік (220 тис./міс середньо)

Дозволена діяльність: Будь-яка, крім забороненої законом

Обмеження:

  • ❌ Без працівників
  • ✅ Робота з юрособами та ФОП дозволена
  • ✅ Можливість експорту послуг

Облік: Простий — Книга не обов'язкова, РРО потрібен

Звітність: Раз на рік

Для кого: Фрілансери, інтернет-магазини, дрібні торговці

3 група — для середнього бізнесу

Податок: 5% від доходу (або 3% з ПДВ) + ЄСВ за себе та працівників

Ліміт доходу: 25 млн грн/рік

Дозволена діяльність: Будь-яка + необмежена кількість працівників

Обмеження: Відсутні

Облік: Помірний — Книга обліку доходів обов'язкова, РРО потрібен

Звітність: Щокварталу (4 рази/рік)

Для кого: Магазини, кафе, салони краси, автосервіси

Приклад розрахунку:

  • Дохід 2 млн/рік
  • Податок: 2,000,000 × 5% = 100,000 грн
  • ЄСВ за себе: 21,120 грн
  • Разом: 121,120 грн/рік (6% від доходу)

4 група — для аграріїв

Податок: 0.19–2.43% від нормативної оцінки землі

Ставки:

  • Рілля (зернові): 0.95% НГО
  • Пасовища: 0.57% НГО
  • Водний фонд (риби): 0.19% НГО

Ліміт: Без обмежень при 75%+ доходу від с/г

Вимоги: ✅ Земля у власності або оренді від 2 га
✅ Мінімум 75% доходу від власної с/г продукції

Облік: Спеціалізований — Книга + облік площ та врожайності

Звітність: Раз на рік

Для кого: Фермери, садівники, пасічники, рибоводи

Приклад: 100 га ріллі, НГО 30 тис./га

  • Податок: 100 × 30,000 × 0.95% = 28,500 грн/рік
  • При доході 3 млн — це 0.95% (на 3 групі було б 150 тис.)

Загальна система — для бізнесу з високими витратами

Податок: ПДФО 18% + ВЗ 1.5% = 19.5% від чистого прибутку

База оподаткування: Дохід мінус документовані витрати

Ліміт: Без обмежень

Обмеження: Відсутні

Облік: Складний — Книга доходів і витрат, документи на кожну витрату

Звітність: Щомісяця (12 разів/рік)

Для кого: Виробництво, будівництво, торгівля з низькою наценкою

Коли вигідна: Витрати 60%+ від обороту

Приклад:

  • Дохід 2 млн, витрати 1.4 млн, прибуток 600 тис.
  • Податок: 600,000 × 19.5% = 117,000 грн
  • На 3 групі було б: 2,000,000 × 5% = 100,000 грн

При витратах 70%+ економія очевидна

Порівняльна таблиця систем оподаткування

Параметр 1 група 2 група 3 група 4 група Загальна система
Ставка податку 1,320 грн/міс (фіксовано) 1,200 грн/міс (фіксовано) 5% від доходу (без ПДВ) 0.19-2.43% НГО землі 19.5% від прибутку
Ліміт доходу 1,680,000 грн/рік 2,640,000 грн/рік 25 млн грн/рік Без обмежень Без обмежень
Облік витрат ❌ Не враховуються ❌ Не враховуються ❌ Не враховуються ❌ Не враховуються ✅ Зменшують базу
Найм працівників ❌ Заборонено ❌ Заборонено ✅ Необмежено ✅ Необмежено ✅ Необмежено
РРО/ПРРО ❌ Не обов'язково ✅ Обов'язково ✅ Обов'язково ❌ Не обов'язково ✅ Обов'язково
Книга обліку ❌ Не обов'язкова ❌ Не обов'язкова ✅ Обов'язкова ✅ Обов'язкова ✅ Обов'язкова
Звітність Щороку (1 раз) Щороку (1 раз) Щокварталу (4 рази) Щороку (1 раз) Щомісяця (12 разів)
Види діяльності Тільки послуги населенню Будь-які Будь-які Тільки с/г Будь-які
Робота з юрособами ❌ Заборонено ✅ Дозволено ✅ Дозволено ✅ Дозволено ✅ Дозволено
Складність обліку ⭐ Дуже простий ⭐ Дуже простий ⭐⭐ Простий ⭐⭐ Простий ⭐⭐⭐⭐⭐ Складний
Для кого Перукарі, косметологи, репетитори Фрілансери, дрібні торговці Магазини, кафе, послуги Фермери, садівники Виробництво, будівництво

Податкові зобов'язання за системами

Єдиний податок (1-4 групи)

1 група:

  • Сума: 1,320 грн/міс фіксовано
  • Термін: до 20 числа поточного місяця
  • Річна сума: 15,840 грн незалежно від доходу

2 група:

  • Сума: 1,200 грн/міс фіксовано
  • Термін: до 20 числа поточного місяця
  • Можна не платити при відсутності діяльності (з повідомленням)

3 група:

  • Сума: 5% від фактичного доходу за квартал
  • Термін: до 10 днів після подання декларації
  • Дедлайни: 19.05, 20.08, 19.11, 19.02

4 група:

  • Розрахунок: Площа × НГО × Ставка
  • Сплата: щокварталу або раз на рік (на вибір)
  • Найнижчі ставки серед усіх груп

ЄСВ — обов’язковий для всіх

За себе: 22% від МЗП = 1,760 грн/міс

Терміни:

  • Щомісячно до 20 числа наступного місяця
  • Або щоквартально (для зручності)

За працівників: 22% від нарахованої зарплати

Приклад:

  • Зарплата працівника: 15,000 грн
  • ЄСВ роботодавця: 3,300 грн
  • З працівника утримується: ПДФО 2,700 + ВЗ 225 грн
  • На руки: 12,075 грн

💡 Важливо: Несвоєчасна сплата ЄСВ = пеня 0.03%/день + втрата медстрахування через 90 днів


ПДФО та ВЗ (загальна система)

Ставка: 18% ПДФО + 1.5% ВЗ = 19.5% разом

База: Чистий прибуток (дохід мінус документовані витрати)

Сплата: Щомісяця до 20 числа наступного місяця

Перенесення збитків:

  • Збиток одного місяця зменшує прибуток наступних
  • Приклад: Лютий збиток -100 тис., Березень прибуток +250 тис.
  • Оподатковується: 250 – 100 = 150 тис.

Підсумкові приклади податкового навантаження

1 група (дохід 600 тис./рік):

  • ЄП: 15,840 грн
  • ЄСВ: 21,120 грн
  • Разом: 36,960 грн (6.2% від доходу)

2 група (дохід 1.2 млн/рік):

  • ЄП: 14,400 грн
  • ЄСВ: 21,120 грн
  • Разом: 35,520 грн (3% від доходу)

3 група без працівників (дохід 2 млн/рік):

  • ЄП 5%: 100,000 грн
  • ЄСВ: 21,120 грн
  • Разом: 121,120 грн (6% від доходу)

3 група з 3 працівниками (дохід 3 млн, ФОП зарплати 540 тис./рік):

  • ЄП 5%: 150,000 грн
  • ЄСВ за себе: 21,120 грн
  • ЄСВ за працівників: 118,800 грн
  • Разом: 289,920 грн (9.7% від доходу)

Загальна система (дохід 2 млн, витрати 1.4 млн, прибуток 600 тис.):

  • ПДФО+ВЗ 19.5%: 117,000 грн
  • ЄСВ: 21,120 грн
  • Разом: 138,120 грн (6.9% від доходу, 23% від прибутку)

Обов'язкові облікові реєстри

Книга обліку доходів (3-4 група)

Призначення: Систематична фіксація всіх надходжень для розрахунку податку

Структура:

  • Титульна сторінка (ПІБ, ІПН, рік, підпис)
  • Розділ I “Доходи” (дата, документ, зміст, сума)
  • Розділ II “Розрахунок податку” (підсумки по кварталах)

Форма ведення:

  • Паперова (прошита, пронумерована, підписана)
  • Електронна (з роздрукуванням після завершення року)

Строк зберігання: 3 роки після звітного року

Приклад заповнення Розділу I (кілька записів за березень 2025):

Дата та номер документа Зміст операції Сума, грн
05.03.2025, чек РРО №12345 Продаж товару за готівку 15,000.00
10.03.2025, платіжка №67 Надання консультаційних послуг ТОВ "Альфа" 50,000.00
15.03.2025, акт №8 Виконання ремонтних робіт ФОП Петренку 35,000.00
20.03.2025, Z-звіт РРО за 20.03 Продаж товарів за готівку 48,000.00
25.03.2025, платіжка №89 Отримано аванс від ТОВ "Бета" за майбутні роботи 25,000.00
Разом за березень 173,000.00

Книга обліку доходів і витрат (загальна система)

Призначення: Фіксація доходів та витрат для розрахунку прибутку

Структура:

  • Розділ I “Доходи”
  • Розділ II “Витрати” (з документальним підтвердженням)
  • Розділ III “Розрахунок об’єкта оподаткування”

Ключові особливості:

  • Витратами визнаються тільки документовані операції
  • Необхідне економічне обґрунтування кожної витрати
  • Щомісячний розрахунок прибутку/збитку

Приклад заповнення Розділу III (за перші 3 місяці 2025):

Показник Січень Лютий Березень
Дохід 500,000 300,000 600,000
Витрати 350,000 400,000 350,000
Прибуток/збиток +150,000 -100,000 +250,000
Перенесений збиток з минулих періодів 0 0 -100,000 (збиток лютого)
Об'єкт оподаткування 150,000 0 150,000 (250,000-100,000)
ПДФО 18% 27,000 0 27,000
ВЗ 1.5% 2,250 0 2,250
Разом податок 29,250 0 29,250

Первинні документи — що обов'язково зберігати

Товарна накладна

Використання: При купівлі/продажу товарів

Обов’язкові реквізити:

  • Назва документа, дата, номер
  • Продавець та покупець (ПІБ/назва, ІПН/ЄДРПОУ)
  • Таблиця товарів (найменування, кількість, ціна)
  • Загальна сума
  • Підписи обох сторін

Зберігання: 3 роки

Акт виконаних робіт

Використання: При наданні послуг або виконанні робіт

  • Період виконання робіт
  • Детальний опис виконаного (конкретно, не “послуги”)
  • Обсяг робіт (години, кількість, метри)
  • Вартість кожної послуги окремо
  • Підписи виконавця та замовника

Складається у 2 примірниках

Чек РРО

Коли обов’язковий:

  • 2-3 група та загальна система
  • При готівкових розрахунках або оплаті карткою

Містить:

  • Дату та час операції
  • Перелік товарів/послуг
  • Загальну суму
  • Фіскальний номер
  • QR-код для перевірки

Зберігання: 3 роки (рекомендується сканувати, бо термопапір вигоряє)

Банківські виписки

Призначення: Підтвердження безготівкових операцій

  • Завантажувати щомісяця з онлайн-банкінгу
  • Звіряти з актами та рахунками
  • Зберігати електронно + паперові копії

Важливо: Розбіжності між виписками та обліком — причина №1 для питань податкової

Договори

Коли потрібні:

  • Постійна закупівля товарів
  • Надання послуг понад 10 тис. грн
  • Оренда приміщень
  • Трудові договори з працівниками

Зберігання: 3 роки після закінчення дії, рекомендовано 5 років для великих сум

Вимоги до первинних документів

Обов’язкові реквізити (згідно Закону про бухоблік):

  1. Назва документа
  2. Дата складання
  3. ПІБ/назва підприємства
  4. Зміст операції
  5. Одиниця виміру
  6. ПІБ відповідальних осіб
  7. Підписи (особисті або ЕЦП)

Форма:

  • Паперова (роздрукована, підписана вручну)
  • Електронна (з ЕЦП обох сторін)

Мова: Українська (обов’язково)

Виправлення:

  • Дозволені за згодою обох сторін
  • Закреслення однією рискою + напис “Виправлено вірно”
  • У чеках РРО та касових ордерах — заборонені

Строк зберігання: Мінімум 3 роки

Винятки (зберігаються довше):

  • Трудові договори — 75 років
  • Документи на нерухомість — весь період + 3 роки
  • Судові справи — до закінчення + 3 роки

Безкоштовна консультація з вибору системи оподаткування ФОП

Не знаєте яку систему оподаткування обрати? Бухгалтер безкоштовно розрахує податкове навантаження на всіх системах для вашої ситуації, порекомендує оптимальний варіант з обґрунтуванням економії, організує реєстрацію ФОП з правильною групою з перших днів.

Консультація включає:

  • Аналіз вашої діяльності та прогнозованого доходу
  • Розрахунок податків на 1, 2, 3 групі та загальній системі
  • Порівняльна таблиця з рекомендаціями
  • Відповіді на всі питання про облік та звітність
Часті запитання

Експертні відповіді про бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування

Яку систему оподаткування обрати?

Вибір залежить від 4 факторів: вид діяльності, потреба в працівниках, очікуваний оборот, структура витрат.

Експрес-тест:

  • Послуги вдома, без працівників, до 140 тис./міс → 1 група
  • Торгівля/послуги, без працівників, до 220 тис./міс → 2 група
  • Потрібні працівники або дохід 220+ тис./міс → 3 група
  • Сільське господарство → 4 група обов'язково
  • Виробництво, витрати 70%+ → Загальна система

Бухгалтер розраховує точне податкове навантаження на всіх системах безкоштовно.

Чи обов'язкова Книга обліку доходів?

1-2 група: НЕ обов'язкова з 2021 року (податок фіксований)

3-4 група: Обов'язкова (для розрахунку 5% податку)

Загальна система: Обов'язкова Книга доходів І витрат

💡 Порада: Навіть на 1-2 групі веділи просту табличку для контролю наближення до ліміту.

Які документи підтверджують дохід?

Готівка:

  • Чеки РРО (обов'язкові для 2-3 групи)
  • Квитанції (для 1 групи)
  • Акти виконаних робіт

Безготівка:

  • Банківські виписки (основний документ)
  • Платіжні доручення від клієнтів
  • Видаткові накладні

Строк зберігання: Мінімум 3 роки

Чи можна зменшити податки на витрати?

Спрощена система (1-4 групи): НЕ можна — податок не залежить від витрат

Загальна система: ТАК — податок 19.5% від чистого прибутку (дохід мінус витрати)

Коли вигідна загальна система:

  • Витрати 60%+ від обороту
  • Виробництво з матеріалами
  • Будівництво
  • Торгівля з низькою націнкою

Економія: До 50% при витратах 80%+

Що буде за несвоєчасну звітність? Штрафи:

  • За декларацію: 170 грн/день (максимум 1,020 грн)
  • За несплату податку: пеня 3%/місяць
  • Блокування рахунку: при боргу 3,000+ грн або затримці 10+ днів

Приклад:

  • Податок 20,000 грн не сплачено 2 місяці
  • Пеня: 20,000 × 3% × 2 = 1,200 грн
  • Можливе блокування рахунку

Рішення: Бухгалтер контролює дедлайни — нуль штрафів гарантовано

Бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування
5.0
Правильний вибір системи оподаткування економить 50,000+ грн податків щороку

Комплексний бухгалтерський облік ФОП за системою оподаткування

Правильний вибір системи оподаткування та професійне ведення обліку — запорука успішного бізнесу. Бухгалтерський облік ФОП повинен бути простим для підприємця та надійним для податкової. Інвестиція в професійний супровід окупається багаторазово через економію податків, часу та захист від штрафів.

Корисна інформація

База знань про ФОП

Зміст

Зміст